การวางแผนและจัดองค์การของระบบOA

การวางแผนและจัดองค์การของระบบ OA

การวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ คือ การศึกษารายละเอียดทั้งหมดของระบบสำนักงานปัจจุบันเพื่อนำไปประกอบการวิเคราะห์และตัดสินใจสำหรับกำหนดทิศทางหรือแนวทางในการปฏิบัติที่เหมาะสม

ความสำคัญของการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ
· ช่วยกำหนดทิศทางขององค์การให้มีจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ที่แน่นอนชัดเจน
· ทำให้การดำเนินงานมีระเบียบแบบแผนและมีระบบ
· องค์การสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมได้เป็นอย่างดี ผู้บริหารมีการตัดสินใจได้ดีขึ้น
· ทำให้การวิเคราะห์ปัญหาต่างๆเป็นไปโดยรอบคอบระมัดระวัง
· ทำให้การประสานงานระหว่างบุคลากรดีขึ้นลดการขัดแย้ง สามารถควบคุม ติดตามและประเมินผล

ความก้าวหน้าของระบบงานได้
· ใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
· ส่งเสริมให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และแนวความคิด

คุณสมบัติของการวางแผนที่ดี
· การครอบคลุมงาน
· การประมาณ
· การยอมรับ
· การนำไปใช้
· การเปลี่ยนแปลง

องค์ประกอบของการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ
· บุคลากรหรือทีมงานวางแผน ประกอบด้วย ผู้บริหาร ผู้ชำนาญการ ผู้ใช้ระบบ และผู้ดำเนินการ

· ข้อมูลรายละเอียดประกอบการวางแผน ซึ่งเป็นเอกสาร และวิธีการดำเนินงานในปัจจุบัน
· วัตถุประสงค์ของการวางแผน ครอบคลุมไปถึงขอบเขตของงานและขั้นตอนที่ต้องดำเนินการ

วิธีการหรือกระบวนการที่จะทำให้แผนบรรลุวัตถุประสงค์
· เครื่องมือหรือเทคนิคในการวางแผน
· ทรัพยากรอื่นๆที่จำเป็น เช่น เงิน เวลา อุปกรณ์หรือเครื่องมือต่างๆ

เทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน

การสื่อสารข้อมูล เป็นการนำเทคโนโลยีและวิธีการในการส่งข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์กับอุปกรณ์ต่างๆ โดยทั่วไปมี 5 ขั้นตอน คือ
· การสร้างข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่ง
· นำข้อมูลมาสร้างเป็นสัญญาณเพื่อใช้ส่ง
· ส่งสัญญาณดังกล่าวไปเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ
· ทำการแปลงสัญญาณที่รับ
· ประมวลผลยังจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาของการสื่อสาร มีดังนี้ การพิจารณาอุปกรณ์ต่อพ่วง การเลือกตัวกลางสื่อสารที่เหมาะสม การกำหนดเกณฑ์วิธีในการสื่อสาร

เครือข่ายอินเทอร์เน็ต

อินเตอร์เน็ตถูกใช้ในการสื่อสารด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนเป็นแหล่งสืบค้นข้อมูล โดยมีผู้ให้บริการ และผู้สร้างสื่อเผยแพร่มากขึ้น

ที่มา:http://mali068.blogspot.com/2008/07/oa.html

ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ และเทคโนโลยีหลักๆที่ใช้สำหรับสำนักงานอัตโนมัติ

ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ

1. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์ เนื่องจากข้อมูลถูกจัดเก็บและบริหารเป็นระบบ ทำให้ผู้บริหารสามารถจะเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วในรูปแบบที่เหมาะสม แสามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้ทันต่อความต้องการ

2. ช่วยผู้ใช้ในการกำหนดเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผนปฏิบัติการ โดยผู้บริหารจะสามารถนำข้อมูลที่ได้จากระบบ สารสนเทศมาช่วยในการวางแผนและกำหนดเป้าหมายในการดำเนินงาน เนื่องจากสารสนเทศถูกเก็บรวบรวมและจัดการ อย่างเหมาะสม ทำให้มีประวัติของข้อมูลอย่างต่อเนื่อง สามารถที่จำชี้แนวโน้มของการดำเนินงานได้ว่าน่าจะเป็นไปในลักษณะใด

3. ช่วยผู้ใช้ในการตรวจสอบประเมินผลการดำเนินงาน เมื่อแผนงานถูกนำไปปฏิบัติในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ผู้ควบคุมจะต้องตรวจสอบผลการดำเนินงานโดยนำข้อมูลบางส่วนมาประมวลผลประกอบการประเมิน สารสนเทศที่ได้จะแสดงให้เห็นผลการดำเนินงานว่าสอดคล้องกับเป้าหมายที่ต้องการเพียงไร

4. ช่วยผู้ใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา ผู้บริหารสามารถใช้ระบบสารสนเทศประกอบการศึกษาและการค้นหาสาเหตุ หรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน ถ้าการดำเนินงานไม่เป็นไปตามแผนที่วางเอาไว้ อาจจะเรียกข้อมูลเพิ่มเติมออกมาจากระบบ เพื่อให้ทราบว่าข้อผิดพลาดในการทำงานเกิดขึ้นมาจากสาเหตุใด หรือจัดรูปแบบสารสนเทศในการวิเคราะห์ปัญหาใหม่

5. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น เพื่อหาวิธีควบคุม ปรับปรุงและแก้ไขปัญหา สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลจะช่วยให้ผู้บริหาร วิเคราะห์ว่าการดำเนินงานในแต่ละทางเลือกจะช่วยแก้ไข หรือควบคุมปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างไร ธุรกิจต้องทำอย่างไรเพื่อปรับเปลี่ยนหรือพัฒนาให้การดำเนินงานเป็นไปตามแผนงานหรือเป้าหมาย

6. ช่วยลดค่าใช้จ่าย ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้ธุรกิจลดเวลา แรงงานและค่าใช้จ่ายในการทำงานลง เนื่องจากระบบสารสนเทศสามารถรับภาระงานที่ต้องใช้แรงงาน จำนวนมาก ตลอดจนช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน ส่งผลให้ธุรกิจสามารถลดจำนวนคนและระยะเวลาในการประสานงานให้น้อยลง โดยผลงานที่ออกมาอาจเท่าหรือดีกว่าเดิม ซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ และศักยภาพในการแข่งขันทางธุรกิจ

ตัวอย่างเทคโนโลยีที่ใช้ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ

อ้างอิง : http://learners.in.th/blog/54445/218678?class=yuimenuitemlabel